Gastos y facturas de proveedores

Controlar lo que debes es tan importante como controlar lo que cobras. SmartBiz te ayuda a registrar las facturas de tus proveedores en segundos, programar sus pagos con aprobación y capturar los gastos del día a día con una foto.

Cuentas por Pagar

En el menú Cuentas por Pagar tienes el Resumen, los Proveedores, las Facturas por Pagar, el Calendario de Pagos, las Notas de Crédito y Anticipos y un Borrador DIOT.

Registrar una factura de proveedor

Al usar Registrar Factura tienes tres opciones:

1. XML del CFDI (recomendado): sube el XML que te mandó tu proveedor y se llenan solos el RFC, el UUID, los conceptos, el IVA y las retenciones.
2. Foto o PDF con IA: si solo tienes la factura impresa, tómale una foto y la inteligencia artificial llena los campos. Revisa los datos antes de guardar.
3. Captura manual.

Si el proveedor no existe, se crea automáticamente. SmartBiz también te avisa si una factura parece duplicada. Y si usas la Descarga Masiva SAT, puedes enviar los CFDI recibidos directamente a Cuentas por Pagar.

Pagos con aprobación

El flujo es: programa el pago, alguien con permiso lo aprueba y, cuando se haga la transferencia, lo registras. Al registrarlo se crea el gasto real y se descuenta de la cuenta elegida. Así nadie paga sin autorización.

Borrador DIOT

SmartBiz agrupa por RFC tus operaciones con proveedores del mes. Es un borrador de apoyo para tu contador; no sustituye la DIOT oficial. Los proveedores sin RFC no pueden incluirse, así que conviene capturarlo.

Escanear gastos

Para tickets y comprobantes de gastos menores usa Escanear gastos › Escanear ticket. Sube la foto del comprobante, revisa monto, fecha, categoría y proveedor que propone el sistema y confirma. El gasto puede quedar ligado a un cliente o a un proyecto, ideal para saber cuánto te cuesta cada trabajo. En Todos los gastos consultas lo registrado.

Los permisos para registrar, aprobar o pagar se asignan por rol. Consulta Roles y permisos.